整体院・鍼灸院・整骨院などの治療院では、継続来院のために「5回券」「10回券」「時間券」などの回数券を販売することがあります。
一方で、回数券の販売数が増えてくると、「あと何回残っているのかわからない」「有効期限を見落とした」「スタッフによって消化処理が違う」といった管理上の問題も起こりやすくなります。
少人数の院であればExcelやGoogleスプレッドシートでも管理できますが、患者数やスタッフ数、回数券の種類が増えるほど手作業の負担とミスのリスクは大きくなります。
本記事では、治療院の回数券をExcelで管理する方法、Excelで十分なケースとシステム化した方がよいケース、よくあるトラブル、回数券管理に向くシステムまでわかりやすく解説します。
治療院の回数券管理で最低限記録したい項目
まず、紙・Excel・システムのどれを使う場合でも、回数券管理では次の情報を追える状態にしておくことが重要です。
| 管理項目 | 記録例 |
|---|---|
| 患者情報 | 患者ID、氏名、電話番号など |
| 回数券情報 | 券種名、購入回数、購入日、有効期限 |
| 金額 | 販売価格、支払方法 |
| 利用状況 | 利用済み回数、残り回数 |
| 利用履歴 | いつ・誰が・何回分を消化したか |
| 担当者 | 回数券を販売・消化したスタッフ |
| 状態 | 利用中、使い切り、期限切れ、返金・取消など |
特に「残数」と「利用履歴」は分けて持つことをおすすめします。残数だけを書き換える方式では、あとから「いつ減ったのか」「誰が処理したのか」を確認できないためです。
Excelで回数券を管理する方法
ExcelやGoogleスプレッドシートで管理する場合は、患者ごとの回数券台帳を1行で管理し、利用履歴は別シートに残す方法が比較的シンプルです。
回数券台帳シートの例
| 患者ID | 氏名 | 券種 | 購入日 | 購入回数 | 利用済み | 残数 | 有効期限 | 購入金額 | 状態 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| C001 | 山田 太郎 | 10回券 | 2026/9/1 | 10 | 4 | 6 | 2026/12/31 | 55,000円 | 利用中 |
| C002 | 佐藤 花子 | 5回券 | 2026/9/10 | 5 | 5 | 0 | 2026/11/30 | 29,800円 | 使い切り |
利用履歴シートの例
| 利用日 | 患者ID | 券種 | 消化数 | 担当者 | 残数（処理後） | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026/9/1 | C001 | 10回券 | 1 | 外山 | 9 | 初回利用 |
| 2026/9/8 | C001 | 10回券 | 1 | 外山 | 8 |
Excelでの基本ルール
「残数 = 購入回数 − 利用済み回数」を自動計算し、残数を手入力しない運用にするとズレを減らせます。有効期限が近い行を条件付き書式で目立たせるのも有効です。
Excelで十分な治療院は？
次の条件に当てはまる場合は、無理に専用システムを導入せず、Excelから始めても問題ありません。
- 院長一人、または回数券を管理する担当者がほぼ一人
- 回数券を利用する患者数がまだ少ない
- 券種が1〜2種類程度で、ルールが単純
- 有効期限や利用条件がほぼ共通
- 予約・カルテ・会計との連携は必要ない
- 利用のたびに台帳を更新する運用を徹底できる
開業直後や回数券を試験的に導入する段階であれば、まずExcelでルールを固め、件数が増えてからシステム化する方法も合理的です。
Excel管理からシステムへ切り替えた方がよい7つのサイン
1．残数のズレが発生する
患者様の認識と院側の台帳で残り回数が違うようになったら、手作業管理の限界が近いサインです。
2．複数スタッフが回数券を消化する
スタッフごとに記録方法が異なると、入力漏れや二重消化が起こりやすくなります。
3．回数券の種類が増えた
5回券・10回券・時間券・メニュー限定券などが増えるほど、利用条件の判定が複雑になります。
4．有効期限の確認に時間がかかる
期限が近い患者様を毎回Excelで探すようになったら、自動抽出できる仕組みが有効です。
5．予約時に残数も確認したい
予約と回数券が別管理だと、予約受付後に別画面・別ファイルで残数を確認する作業が発生します。
6．会計・売上との照合が大変
販売金額、利用回数、残数が別々に管理されると、数字を合わせるための確認作業が増えます。
7．Excelを誰が更新したか分からない
複数人編集では上書きや入力ルールのばらつきが起きやすいため、スタッフ単位で操作できるシステムが適しています。
治療院の回数券管理でよくあるトラブル
消化処理の漏れ
施術後に回数券を減らし忘れ、次回来院時に残数が合わなくなるケースです。忙しい時間帯ほど発生しやすいため、会計・施術完了と同じ流れで処理できる仕組みが有効です。
二重で消化してしまう
紙の回数券とExcelを併用すると、片方だけ更新されたり、別スタッフが重ねて処理したりすることがあります。
有効期限切れを見落とす
期限を手作業で確認していると、患者様から問い合わせを受けた時点で初めて気づくことがあります。期限のルールは販売時に明確にし、台帳でも確認できるようにしましょう。
回数券を紛失したときに確認できない
紙券だけを証拠にすると、紛失時に院側で残数を確認できないことがあります。院側にも利用履歴を残す運用が必要です。
スタッフごとにルールが違う
『当日キャンセルは1回分消化するか』『期限延長は誰が判断するか』などが曖昧だと、患者対応に差が出ます。
販売額と利用状況を混同する
回数券の販売管理と施術の利用回数管理は目的が異なります。販売金額・決済情報と、利用日・残数をそれぞれ追えるようにしておくと確認しやすくなります。
院内ルールも文書化する
回数券の有効期限、当日キャンセル時の扱い、払い戻し・譲渡・再発行の可否などは、管理方法だけでなく院内ルールとして事前に決めておくことが重要です。会計・税務上の扱いに迷う場合は、税理士などの専門家へ確認してください。
回数券管理を楽にする5つの運用ルール
- 患者ごとに一意のIDを付け、同姓同名でも混同しない
- 回数券を利用したその場で必ず消化処理する
- 残数を直接書き換えず、利用履歴から自動計算する
- 有効期限が近い回数券を定期的に一覧確認する
- 販売・利用・取消・返金などの操作ルールをスタッフ間で統一する
Excel・紙・システムを比較
| 比較項目 | 紙の回数券 | Excel / スプレッドシート | 専用システム |
|---|---|---|---|
| 導入コスト | 低い | 低い | 月額費用が発生する場合あり |
| 残数確認 | 券を見ないと分からない | 一覧で確認可能 | 顧客画面から確認しやすい |
| 利用履歴 | 残しにくい | 運用次第で可能 | 自動・一元管理しやすい |
| 複数スタッフ | ミスが起きやすい | ルール統一が必要 | 権限・操作を統一しやすい |
| 予約との連携 | 不可 | 基本は別管理 | 対応サービスなら連携可能 |
| 有効期限管理 | 手作業 | 条件付き書式等で可能 | 検索・一覧化しやすい |
| 顧客管理 | 別管理 | 同一ファイルなら可能 | 予約・カルテ等と統合可能 |
治療院の回数券管理におすすめの方法・システム
回数券の管理方法は、院の規模と『予約・カルテ・会計まで一元化したいか』で選ぶと分かりやすくなります。
1．ぽちり｜予約・カルテ・回数券・顧客管理をまとめたい治療院向け
ぽちりは、整体院・鍼灸院・整骨院向けの顧客管理システムです。回数券・時間券の管理だけでなく、Web予約、Web問診、電子カルテ、会計、顧客管理、売上・リピート分析まで一つのシステムで管理できます。
回数券だけを別のExcelで管理するのではなく、患者情報や来院履歴とまとめて確認したい院に向いています。
また、現場の要望に合わせて柔軟にカスタマイズできる点も特徴です。利用院から寄せられた要望をもとに50件以上の機能追加・改善を行っており、『現在の管理方法が使いづらい』『自院独自の回数券・時間券の運用に合わせたい』といった院にも向いています。
- 回数券・時間券を顧客情報とまとめて管理したい
- 予約・カルテ・会計も一元化したい
- 複数の管理ファイルを減らしたい
- リピート率や売上まで分析したい
- 自院の運用に合わせた相談・改善を重視したい
公式情報：ぽちり 公式サイト
2．STORES予約｜オンライン販売・決済と回数券を連携したい場合
STORES予約では、オンライン回数券の発行・販売、残り回数・有効期限の管理に対応しています。患者側も会員アプリから残数や有効期限を確認できます。
回数券をクレジットカードでオンライン販売したい場合や、予約時に回数券を利用する運用を作りたい場合に検討しやすいサービスです。なお、回数券を利用した予約受付など、利用できる機能はプランによって異なります。
- オンラインで回数券を販売したい
- クレジットカード決済と連携したい
- 患者自身にも残数・有効期限を確認してもらいたい
- 予約受付と回数券の利用を連携したい
公式情報：STORES予約 回数券機能
公式情報：STORES予約 料金プラン
3．Excel・Googleスプレッドシート｜小規模でシンプルに始めたい場合
一人院で、回数券の利用者や券種が少ない場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートでも十分運用できます。
専用システムの固定費がかからないことがメリットですが、入力漏れ・残数のズレ・期限管理は自院で仕組み化する必要があります。件数が増えて管理時間が膨らんできたら、システムへの移行を検討するとよいでしょう。
4．予約システム＋Excel｜回数券だけExcelに残す方法
すでに予約システムを導入していて、回数券の利用者が少ない場合は、予約は既存システム、回数券だけExcelという運用も可能です。
ただし、予約画面と回数券台帳を毎回行き来する必要があるため、回数券利用者が増えると確認工数が増えます。管理が複雑になった段階で、予約・顧客・回数券を統合できるシステムへ移行すると効率化しやすくなります。
どの管理方法を選ぶべき？
| 院の状況 | 向いている方法 |
|---|---|
| 一人院・利用者が少ない・券種が少ない | Excel / Googleスプレッドシート |
| 予約システムはすでにあり、回数券だけ少数 | 予約システム＋Excel |
| オンライン販売・事前決済を重視 | STORES予約など |
| 予約・カルテ・顧客情報・回数券をまとめたい | ぽちりなど治療院向け一元管理システム |
| 複数スタッフで残数ミスが起きている | 専用システムへの移行を優先 |
治療院の回数券管理に関するよくある質問
Q．回数券はExcelだけでも管理できますか？
利用者が少なく、管理担当者が一人で、券種もシンプルであればExcelでも管理できます。利用者・スタッフ・券種が増えて入力漏れや残数のズレが発生し始めたら、システム化を検討する目安です。
Q．紙の回数券は残した方がよいですか？
患者様にとって分かりやすいというメリットはありますが、院側では必ず別途利用履歴を残すことをおすすめします。紙だけに依存すると、紛失時や残数確認時に対応が難しくなります。
Q．有効期限はどのように管理すればよいですか？
Excelなら有効期限列を作り、期限が近い患者を条件付き書式やフィルターで抽出できます。件数が増えた場合は、有効期限を一覧・検索できるシステムの方が管理しやすくなります。
Q．回数券の売上と残数は同じ表で管理すべきですか？
同じ患者・券を識別できるようにしつつ、販売情報と利用履歴は分けて記録する方が確認しやすくなります。会計・税務上の具体的な処理は、必要に応じて税理士等へ確認してください。
Q．回数券管理システムを選ぶときに最も重要な点は？
残数管理だけでなく、予約・患者情報・利用履歴とどこまでつなげたいかです。院内で確認画面が増えるほど運用が複雑になるため、日常の業務フローを基準に選ぶとよいでしょう。
まとめ｜Excelで管理できるうちはExcelでも十分。複雑になったら一元管理を
治療院の回数券管理は、必ずしも最初から専用システムを導入する必要はありません。一人院で利用者が少なく、回数券の種類もシンプルであれば、ExcelやGoogleスプレッドシートでも十分管理できます。
一方で、利用者やスタッフが増えると、残数のズレ、消化漏れ、有効期限の見落とし、販売情報との不一致といった問題が起きやすくなります。
「回数券台帳を確認する作業が増えてきた」「誰が更新したかわからない」「予約時に残数を毎回別画面で確認している」と感じるようになったら、システム化を検討するタイミングです。
予約・カルテ・回数券をまとめて管理したい治療院へ
ぽちりでは、Web予約、Web問診、電子カルテ、会計・回数券、顧客管理、売上・リピート分析までを一つにつなげて管理できます。現在Excelや紙で回数券を管理しており、予約や患者情報と一元化したい場合は、現在の運用方法をもとにご相談いただけます。